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¿Cómo hacer para identificar los costos y desvíos en los servicios de atención domiciliaria?

 

 

Una de las consultas recurrentes es si se pueden gestionar los costos variables operativos y las contribuciones marginales con el objeto de conocer claramente en qué se está gastando, cuáles son los costos, en qué se puede y/o debe invertir, cómo mejorar el aprovechamiento de los recursos (técnicos y/o humanos), para así determinar la rentabilidad en el servicio. Sin lugar a dudas, este ejercicio no se consigue de la noche a la mañana sino después de haber llevado a cabo las etapas correspondientes a la implementación del sistema informático y adecuaciones de prácticas para las áreas intervinientes.

 

¿Se puede efectuar un análisis de normalización de costos?

 

La respuesta es SI, con un sistema informático adecuado para la gestión de servicios de atención domiciliaria, debiendo contener todos los datos de obras sociales, prestaciones, tarifario, pacientes, prestadores, presupuestos, asignaciones y relaciones asociadas para permita así ofrecer la información que corresponda en el momento en que se efectúe una consulta por parte de sus Coordinadores y/o Auditores, por ejemplo.

 

Desde la pantalla de Presupuestos

 

Desde esta pantalla se deben cargar una serie de datos que permiten gestionar los presupuestos de costos mensuales, para controlar posteriormente las cantidades de prestaciones realizadas por profesionales y cuidadores, suministros de insumos, equipamiento y aparatología de asistencia respiratoria; como asimismo los valores abonados por dichas prestaciones y suministros.

 

Desde la pantalla de Asignaciones

 

entrando un poco más en detalle

 

aquí podrás apreciar algunos de los datos que deben cargarse en el sistema informático para lograr efectuar parte de la gestión planteada.

 

Desde esta pantalla se deben cargar una serie de datos que permiten gestionar las asignaciones de las prestaciones a sus afiliados, y así de esta manera como resultado del análisis se pueden identificar los desvíos, incluso por categorías que se hayan definido previamente para llevar a cabo las correspondientes acciones correctivas y preventivas para cada caso.

 

Primeras conclusiones

 

Un sistema informático es una herramienta más que hay que 'alimentarla' con datos para aprovechar sus funcionalidades y procesos, para facilitar la gestión operativa de los servicios de atención domiciliaria y mejorar los tiempos de trabajo dejando de lado tareas manuales a través de la carga y seguimiento en planillas de cálculos.

 

De esta manera se logra entender la importancia de cargar desde un inicio todos los Presupuestos por cada Prestación para ir controlando los importes a cobrar en las fechas que corresponda, pudiendo seguir la asignación de cada Prestador, las sesiones programadas, y hasta los insumos y/o aparatología que se haya requerido y/o requiera.

 

Además, otra ventaja es poder administrar la disponibilidad de fondos a partir de una correcta planificación para hacer frente a costos fijos y/o variables derivados de ingresos de pacientes y/o reemplazo de prestadores.

 

¿Se pueden administrar estos datos para obtener dicha información?

 

La respuesta definitivamente es SI. 

 

Para lograr dicha administración hay que volcar todos los datos que tenga la empresa de una manera prolija, organizada y coordinada. Esta tarea puede hacerse de manera manual o automática. De hecho, parte de la implementación del sistema consiste es evaluar si es necesario realizar un vuelco de datos para la operatoria inicial. Dicho vuelco requiere una serie de tareas previas a los efectos de verificar consistencia de datos para homologarlos, y así asegurarnos de la calidad de los datos que estaremos exportando al sistema de gestión de atención domiciliaria. 

 

 

 

¿Cuál es el requisito previo?

 

Tener un sistema informático que provea de las funcionalidades apropiadas para la gestión de todo servicio de internación domiciliaria y que además sea escalable, es decir que pueda acompañar la evolución del negocio.

 

 

¿Cómo hacer para identificar los costos y desvíos?

 

Primero y principal debemos, como es en nuestro caso, trabajar en conjunto con el área que disponga la empresa y que por lo general corresponde a la de Coordinación, con una persona que esté familiarizado (o por lo menos que sea al que más le interese) todo lo relacionado con las nuevas tecnologías, conozca del negocio y tenga la impronta necesaria que merece este tipo de proyectos, es decir la implementación de un sistema de gestión de internación domiciliaria. 

 

 

Claro está que antes de iniciar las actividades se establecerá el correspondiente acuerdo de confidencialidad por el manejo de datos que se tendrá.

 

Ahora bien, habiéndose definido este punto, habrá que efectuar un primer relevamiento global para comprender los procesos productivos de la empresa y las relaciones que hay entre sus componentes, es decir identificar de qué manera se tiene organizada y coordinada la atención de los servicios domiciliarios y los recursos asignados a los mismos como son los insumos, aparatología, prestadores por cada tipo de prestación, entre otros factores y acciones.

 

Parte del relevamiento consistirá en conocer los valores por el servicio prestado a cada afiliado y que son fijados por su obra social (prepaga sea el caso), para poder más adelante con ciertos datos que tenga cargados el sistema informático de internación domiciliaria, tener muy bien identificados el costo por los servicios prestados a cada afiliado, las contribuciones marginales de cada uno de ellos, los costos fijos y variables de acuerdo a la zona en la que se encuentre ubicado, y así facilitar la gestión de un informe que arroje el resultado mensual final clasificado por zona operativa.

 

 

¿Se pueden identificar los factores que pueden determinar la rentabilidad del servicio de prestación?

 

Claro que SI. Definitivamente, siempre y cuando ciertos datos estén cargados y haya sido implementado el sistema convenientemente, ya que dependerá a grandes rasgos de los módulos y submódulos, asignaciones, prestaciones y sus tarifarios establecidos, y de los valores que se abonen a cada prestador, teniendo en cuenta el análisis de cada zona.

 

 

¿Con todo esto es suficiente para implementar el sistema?

 

Claro que NO. Como hemos escrito a una publicación anterior, 'Implementar es más que Instalar' ya que para muchas empresas es una verdadera Transformación Digital porque los impulsa a reconvertirse, a aprender/re aprender nuevas tecnologías y nuevas formas de organizarse y de trabajar de manera individual y en equipo, trabajado con la mejora de la comunicación en todo sentido.

 

A nivel operativo, lo importante es pensar que con el sistema informático se pueden comparar a partir de los presupuestos, los diversos tipos de costos que se gestionen, pudiendo identificar y medir los desvíos en ciertas variables y así reconocer posibles causas junto con las respectivas áreas para tomar decisiones y acciones correctivas y/o preventivas.

 

Ahora bien, lógicamente para lograr alcanzar llevar a cabo estas acciones operativas, hay que tener implementado el sistema de manera adecuada y los miembros del área correspondiente, capacitados y entrenados.

 

 

¿Cómo trabajamos?

 

Con el denominado marco de trabajo Scrum y metodologías ágiles, entendiendo que la Transformación Digital es un hecho cierto y que las empresas de internación domiciliaria necesitan capacitar y entrenar a sus áreas.

 

Entendemos que tener una muy buena comunicación desde un principio es fundamental para todo, por ese motivo entre otras prácticas ágiles que recomendamos es tener una reunión semanal corta (de no más de 20') de manera virtual con los responsables que la empresa asigne como para que entre todos sepamos el resultado de las actividades efectuadas durante la semana, tener un seguimiento del proyecto organizado, identificar problemas para resolverlos durante la siguiente semana, entre otros.

 

Proponemos además implementar un entorno colaborativo para administrar la documentación que se vaya generando o que se necesite para el análisis, así como también para informar de las acciones a realizar o realizadas durante la semana.

 

Consultas y pedidos de Demo

 

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