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Regulaciones que fuerzan al cambio de tecnología

 

Ciertas regulaciones del Ministerio de Salud (RESOLUCION 704/2000 MINISTERIO DE SALUD (M.S.)) proponen llevar a cabo un cambio tecnológico y esto se traduce a implementar un software / sistema informático que permite gestionar la trazabilidad en cuanto a tener y mantener la información operativa, médica y financiera del servicio que se esté dando a pacientes, como así también la gestión del inventario del stock de materiales, medicamentos y hasta del servicio de ambulancias que pudiera estar asociado a la empresa de internación médica domiciliaria.

 

Ahora bien, detengámonos aquí un instante para poder reflexionar acerca del tema.

 

Este cambio de tecnología no todas las empresas lo pueden realizar e implementar en tiempo y en forma, debido a que no se encuentran lo suficientemente maduras para manejar la transformación digital que los atravesará, y esto es un hecho real.

 

Enfrentando los retos para ser competitivos

 

Entonces, ¿Cómo puede la empresa de internación médica domiciliaria enfrentar estos retos para seguir siendo competitiva?

 

Ni hablemos siquiera que muy probablemente en un poco tiempo más, las obras sociales requieran acceder a cierta cantidad de datos de la empresa prestadora de servicios de atención médica domiciliaria a modo de auditoria.

 

Tal y como lo expresamos en nuestro artículo anterior: Implementar un software para gestionar la operatoria del servicio de atención domiciliaria no es instalar nada más, conlleva una serie de actividades que deben seguirse de manera organizada y coordinada.

 

Parte de estas actividades es conocer cuál es el tratamiento de los datos que sigue la empresa que requiere llevar a cabo ese cambio tecnológico ya que pueden presentarse dos situaciones:

 

• que no cuente con un sistema informático;
• que cuente con un sistema informático pero que necesite reemplazarlo por otro;

 

 

Empresa que no cuenta con un sistema informático

 

En este caso, hay que conocer la manera en que se lleva a cabo el tratamiento de datos, es decir cómo manejan los datos de las obras sociales, prestadores, prestaciones, pacientes, asignaciones, presupuestos, entre otros, y sus respectivas relaciones.

Alternativas de tratamiento de datos internos

 

Puede ser que la administración / coordinación se lleve a cabo a través de planillas de cálculo o de manera manual incluso. Puede ocurrir que cada coordinación maneje su propia planilla de cálculos o bien, que se haya establecido una estructura homogénea para todas sus planillas y así permitir guardar un cierto orden y consistencia en sus datos. Puede pasar que todo el manejo de información se haga en la nube, usando Google Drive por ejemplo.

 

¿No te parece que un escenario poco deseable es que cada coordinación lleve su propia planilla de cálculos con los datos que entiende debe manejar? ¿Porqué no generar una soporte en planilla que sea homogéneo y que permite tener una clara visión del estado de situación de los diferentes componentes que se deben gestionar? Esta problemática es muy común en muchas empresas y se puede cambiar.

 

Ahora bien, si la empresa ha tomado la decisión de implementar un sistema informático, deberá necesariamente estructurar de una determinada manera sus datos para llevar los datos al nuevo software. A este proceso se lo denomina vuelco de datos.

 

El proceso de vuelco de datos, en nuestro caso, lo llevamos a cabo de manera automática mediante un programa, habiendo adecuado previamente los datos bajo una cierta estructura de planilla que le recomendamos a la empresa. En este sentido, este proceso de adecuación muchas veces provoca un cambio en las áreas de coordinación ya que las obliga a depurar y mejorar los datos que tienen e incluso a darse cuenta de situaciones que desconocían.

 

Esta adecuación y proceso de vuelco de datos deberá comprender los datos correspondientes a obras sociales, prestadores, prestaciones, pacientes, asignaciones, presupuestos, y sus respectivas asociaciones, ya que después de finalizado el proceso de vuelco, habrá que revisar y asegurar la calidad de los datos ya que a partir de un cierto momento a definir, se comenzará a interactuar sólo con el sistema informático.

 

Otro tema que deberá tenerse en cuenta es componer previamente al vuelco, la matriz de roles y funciones, para definir cuáles serán los roles que se les asignarán a las personas que usarán el sistema.

 

Nuestro software tiene por defecto cierta cantidad de perfiles/roles para ser usados inmediatamente y permite a través de su módulo de Administración, definir nuevos perfiles y permisos.

 

 

Es importante tener un adecuada administración de usuarios, perfiles y permisos ya que se pueden crear de esta forma nuevos perfiles con funciones mixtas por ejemplo.

 

 

Aquí podrás observar algunos de los distintos permisos que se pueden administrar para un perfil determinado.

 

Sin lugar a dudas es una tarea importante que hay que llevarla a cabo de manera conjunta, es decir entre quienes tienen a su cargo la implementación del sistema informático y el área operativa, como puede ser los coordinadores de cada área de prestación o como se encuentre organizada la empresa.

 

Empresa que cuentan con un sistema informático

 

En este caso, hay que conocer los motivos por los cuales la empresa ha tomado la decisión de reemplazar su software ya que puede ser una razón de peso que deba tenerse en cuenta en el nuevo sistema informático.

 

La forma de acceder a los datos del sistema a ser reemplazado para analizar su posterior vuelco al nuevo sistema, es un aspecto a considerar ya que habrá que planificar y definir la estrategia más adecuada.

 

 

Un aspecto que no debe ser dejado de lado

 

Uno de los tantos aspectos que deberán manejarse para cualquiera de los dos situaciones que se den, son los llamados vicios que seguramente tendrán los recursos humanos antes, durante y después de la implementación del software.-

 

Es muy importante que el grupo de personas que estarán asignadas al nuevo sistema participe desde el primer momento de todo el proceso de implementación para que lo vaya acompañando y que lo vaya entendiendo.

 

En conjunto con los responsables que han tomado la decisión del cambio, deberemos ocuparnos de identificar los puntos flacos que deben fortalecerse, y aquellos aspectos que pueden ser motivo de conflicto por el cambio en si mismo, justamente para que la implementación tenga éxito y se pueda obtener el resultado que se espera.

 

Puntos flacos pueden ser que los miembros de la empresa no conozcan lo suficiente de las herramientas que ofrece Google Drive para gestionar la información, en documentos, planillas de cálculos y/o presentaciones. Hay toda una serie de funciones que muchos desconocen y que facilitan la tarea diaria considerando además que todo se puede realizar en la nube y trabajar sobre un mismo documento de manera colaborativa, y que el resultado del trabajo lo puede estar accediendo cualquier integrante de la empresa desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo móvil.

 

Este ejemplo tan cotidiano y hasta simple para muchas empresas que actualmente tienen un cierto grado de madurez, aplica también para el software que administra el servicio de atención domiciliaria usado por los administradores del sistema, coordinadores, prestadores e incluso, auditores, con la posibilidad de exportar los datos y la información que se genera a formato de planilla de cálculos.

 

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